Pengelolaan Arsip Dinamis.blogspot.com

MEMAHAMI DAN MENGELOLA ARSIP DINAMIS

Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar memahami dan mengelola informasi dan dokumen (PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 2003), 410 halaman termasuk glosarium dan indeks.

Ari Basuki

             Terdapat perbedaan pengertian antara records dan archives. Masyarakat awam selama ini sering tidak memahami perbedaan dua pengertian tersebut. Bahkan sebagian buku masih ada yang menggunakan istilah arsip begitu saja padahal yang dimaksudkan adalah arsip dinamis. Dalam konteks Anglo-Saxon terdapat pemisahan antara records dengan archives, maka dalam bahasa Indonesia pengertian records dikenal sebagai arsip dinamis sedangkan archives dikenal sebagai arsip statis. “Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan sedangkan arsip statis merupakan dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan ilmu pengetahuan namun tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari”. Buku ini membahas pemahaman dan pengelolaan arsip dinamis, mulai dari tahap penciptaan dan penerimaan sampai pemusnahannya.

            Bagian 2 membahas tentang seluk-beluk pengelolaan arsip dinamis aktif, meliputi antara lain: manajemen berbagai macam dokumen, metode pemberkasan, klasifikasi dan pengindeksan untuk temu balik, manajemen arsip dinamis kertas, serta manajemen arsip dinamis elektronik. Mengenai metode pemberkasan, diuraikan dua metode, yakni metode pemberkasan sistem abjad dan metode pemberkasan nonabjad. Sebuah instansi atau perusahaan tentu menciptakan dan menerima arsip dinamis sebagai bagian dari kegiatannya. Arsip-arsip tersebut harus disimpan dengan sistem tertentu agar bila sewaktu-waktu diperlukan dapat diketemukan dengan cepat.          

Mengenai metode pemberkasan telah banyak dijumpai pada buku-buku tentang manajemen kearsipan. Demikian pula mengenai klasifikasi dan pengindeksan untuk temu balik. Klasifikasi merupakan pengelompokan atau pengkategorian arsip dinamis dalam susunan tertentu ke dalam unit temu balik. Pengelompokan tersebut bisa berdasarkan aktivitas atau fungsi instansi/perusahaan atau subjek yang terkandung dalam arsip dinamis. Tentang manajemen arsip dinamis kertas, suatu instansi atau perusahaan harus menyediakan tempat penyimpanan arsip dinamis yang sesuai dengan kondisi instansi/perusahaan yang bersangkutan. Ada tiga model penyimpanan arsip dinamis, yakni sistem penyimpanan terpusat, desentralisasi, dan gabungan kedua sistem, masing-masing dengan kelebihan dan kekurangannya. Di dalam buku ini dipaparkan mengenai perencanaan ruangan untuk menyimpan, peralatan yang digunakan, serta cara menyimpan dengan sistem tertentu, seperti indeks, kode, rujukan silang dan sebagainya.

            Seiring perkembangan teknologi, pada saat ini semakin banyak tercipta dokumen elektronik, sehingga pengolahannya menjadi prioritas pada banyak badan korporasi. Penyimpanan dokumen dalam media optik dan magnetis memungkinkan menyimpan data dalam jumlah besar dalam media berukuran kecil. Manajemen dokumen elektronik diperlukan karena dua alasan. Pertama, semakin banyaknya volume dokumen elektronik, dan kedua, lingkungan tempat karyawan bekerja yang sangat tersebar menyebabkan terjadinya pengurangan kualitas manajemen dokumen. Buku ini membahas tentang sistem pencitraan digital yang dianggap memiliki beberapa keuntungan daripada sistem pencitraan microfilm maupun dokumen kertas. Komponen olah pada sistem pencitraan digital meliputi (1) penangkapan dokumen, (2) registrasi dan pengindeksan citra dokumen, (3) penyimpanan citra dokumen, dan (4) temu balik dokumen, pemaparan, dan pencetakan.

            Bagian 3 buku ini membicarakan tentang administrasi program manajemen arsip dinamis, meliputi pengamanan arsip dinamis, arsip dinamis vital, pencegahan bencana dan pemulihan arsip dinamis, serta perlengkapan penyimpanan. Pada dasarnya arsip dinamis bersifat tertutup yaitu hanya dapat diakses oleh yang berwenang atau yang memperoleh ijin dari yang berwenang. Dalam hal ini perlu memahami konsep privasi dan hak informasi. Penyakit, kehidupan seks, dan keuangan adalah sebagian contoh kehidupan privasi seseorang yang tidak boleh disebarluaskan tanpa sepengetahuan orang yang bersangkutan. Di sisi lain, terdapat pula hak individu untuk memperoleh informasi dari badan publik/pemerintahan, meskipun hak informasi tersebut juga ada batasnya, yakni sepanjang informasi tersebut tidak membahayakan keamanan negara. Sehubungan dengan itu, perlu penyusunan kebijakan dan prosedur keamanan informasi, dan prosedur tersebut perlu dituangkan dalam bentuk tertulis.

            Arsip dinamis vital ialah arsip dinamis yang penting bagi kegiatan instansi/badan korporasi, seperti misalnya: hak cipta, paten, surat piutang, daftar pajak, daftar pemegang saham, kontrak, notulen rapat pimpinan puncak, dan sebagainya. Arsip dinamis vital harus diamankan dan dilindungi dari ancaman bencana seperti kebakaran, banjir, gempa bumi, angin puting beliung, lumut, tikus, serangga, debu, maupun pencurian. Perlindungan dapat berwujud penyimpanan dalam almari tahan api atau almari besi, pembuatan duplikasi, atau pemencaran. Selain pencegahan terhadap terjadinya bencana, buku ini memaparkan tindakan yang perlu dilakukan bila arsip dinamis benar-benar mengalami kerusakan sebagai akibat terjadinya bencana seperti tersebut di atas.

            Seperti diketahui, arsip dinamis terdiri dari dua kategori, yakni arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Jika arsip dinamis aktif telah dibahas di Bagian 2, tentang arsip dinamis inaktif meliputi penyimpanan, penilaian (appraisal), jadwal retensi serta pemusnahannya, dibicarakan di Bagian 4 buku ini. Arsip dinamis inaktif disimpan di Records Center (Pusat Arsip dinamis), menggunakan boks yang bentuknya telah dibakukan, serta rak-rak dan almari yang bentuk dan ukurannya sesuai dengan jenis arsip yang disimpan. Sebuah Records Center dianggap baik dilihat dari kemampuan temu balik arsip dinamisnya. Proses penilaian arsip dinamis (appraisal) akan menghasilkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), yakni daftar yang menyatakan berapa lama arsip dinamis inaktif disimpan. Pembuatan Jadwal Retensi Arsip tersebut memerlukan wawasan luas serta kajian mendalam tentang berbagai nilai kegunaan arsip bersangkutan. Terdapat nilai guna primer, yakni: nilai guna administratif, nilai guna fiskal, nilai guna hukum, dan nilai guna historis. Selain itu terdapat nilai guna sekunder, yaitu: nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional. Jika telah jatuh waktu dan arsip dinamis inaktif tidak diperlukan lagi oleh instansi/perusahaan, arsip-arsip tersebut dapat dimusnahkan, dengan cara pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi, atau pembuburan. Dalam kegiatan pemusnahan perlu dibuat berita acara pemusnahan.

            Meskipun buku ini pada dasarnya membahas tentang pengelolaan arsip dinamis, namun dalam  Bagian 5 disinggung sedikit tentang administrasi arsip statis, karena setelah proses penilaian (appraisal) terdapatlah kategori arsip yang harus dimusnahkan bila sudah jatuh waktu, dan arsip-arsip yang harus diserahkan ke depo arsip statis karena mempunyai nilai historis, hukum, ilmu pengetahuan dan sebagainya seperti telah disebutkan di atas. Arsip memberikan informasi menyangkut filsafat, kebijakan, kinerja, produk, dan orang-orang dari sebuah badan korporasi/institusi. Keberadaan arsip statis memungkinkan para peneliti dan sejarahwan memperoleh informasi yang diperlukan bagi penelitian yang dilakukannya.

            Buku ini dilengkapi dengan glosarium yang dapat membantu pembaca dalam memahami istilah-istilah, serta indeks yang memudahkan pembaca mencari letak halaman yang memuat kata-kata tertentu. Sesuai dengan judul buku ini, yakni sebuah pengantar, pemaparannya lebih bersifat teoritis. Maka untuk aplikasi praktisnya, sebuah institusi bisa menerapkan dan mengembangkan sesuai dengan fungsi dan kegiatan lembaga masing-masing.

            Buku ini semula dipersiapkan untuk diktat kuliah pada program diploma kearsipan. Meskipun telah mengalami editing, masih kentara nuansa diktat dalam uraiannya yang sangat detil dan penuh definisi. Di satu sisi, hal di atas menguntungkan bagi keluasan pengertian, namun di sisi lain buku ini menjadi terasa rigid. Namun di tengah langkanya buku-buku tentang kearsipan, buku ini adalah salah satu buku yang sangat baik untuk memahami arsip dinamis dan ditulis oleh orang yang kompeten di bidangnya. Buku ini selain berguna bagi mahasiswa prodi kearsipan juga sangat bermanfaat bagi arsiparis dan petugas arsip di instansi pemerintah maupun swasta terutama yang berkecimpung dalam pengelolaan arsip dinamis.

           

komentar:

Disini saya menyimpulkan bahwa ada 2 arsip yaitu :

©     Arsip Dinamis (Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih  digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan).

©     Arsip Statis (merupakan dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan ilmu pengetahuan namun tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari).

Agar arsip terjaga  dengan baik arsip harus di simpan dengan system ( Filling  Cabinet )  tertentu agar bila sewaktu-waktu di perlukan dapat diketemukan dengan cepat.

Tentang manajemen arsip dinamis kertas, suatu instansi atau perusahaan harus menyediakan tempat penyimpanan arsip dinamis yang sesuai dengan kondisi instansi/perusahaan yang bersangkutan. Ada tiga model penyimpanan arsip dinamis, yakni sistem penyimpanan terpusat, desentralisasi, dan gabungan kedua system.

Pada dasarnya arsip dinamis bersifat tertutup yaitu hanya dapat di akses oleh yang berwenang / yang memperoleh izin dari yang berwenang.

Disini arsip dinamis terdiri dari 2(dua) kategori:

ª     Arsip dinamis Aktif

ª     Arsip dinamis Inaktif

Jadi, disini arsip memberikan informasi menyangkut filsafat, kebijakan, kinerja, produk, dan orang-orang dari sebuah badan institusi.

Latar Belakang Bauran Promosi dan Keputusan Pembelian produk Yakult

BAB I

PENDAHULUAN

1.1         LATAR BELAKANG

Semakin banyak dan kompetitifnya persaingan di dunia bisnis memicu setiap perusahaan untuk mengupayakan langkah-langkah yang harus ditempuh untuk mencapai sasaran. Syarat yang harus dipenuhi oleh suatu perusahaan agar dapat sukses dalam persaingan adalah berusaha mencapai tujuan untuk menciptakan dan mempertahankan pelanggan (Levitt, 1987). Dengan potensi dan kemampuan yang maksimal upaya perusahaan dalam mempengaruhi masyarakat adalah melalui strategi pemasaran yang didalamnya terdapat elemen berupa komunikasi pemasaran (promosi).

Berbicara mengenai pemasaran berarti juga berbicara tentang komunikasi. Perusahaan juga harus berkomunikasi dengan para pemercaya (stakeholder) yang ada sekarang dan yang potensial, serta masyarakat umum. Setiap perusahaan tidak dapat menghindari perannya sebagai komunikator dan promoter. Bagi sebagian besar perusahaan, pertanyaanya bukan apakah akan melakukan komunikasi tersebut atau tidak, tetapi lebih pada apa yang akan dikomunikasikan, kepada siapa, dengan cara apa, dan seberapa sering.

Perusahaan perlu mengadakan promosi untuk memperkenalkan produknya pada pembeli dan masyarakat sehingga mereka tertarik untuk memiliki produk yang ditawarkan oleh perusahaan. Promosi merupakan salah satu factor penentu keberhasilan suatu program pemasaran. Betapapun berkualitasnya suatu produk, bila konsumen belum pernah mendengarnya dan tidak yakin bahwa produk itu akan berguna bagi mereka, maka mereka tidak akan pernah membelinya. Pada hakekatnya promosi adalah suatu bentuk komunikasi pemasaran. Yang dimaksud dengan komunikasi pemasaran adalah aktivitas pemasaran yang berusaha menyebarkan informasi, mempengaruhi/membujuk, dan/atau mengingatkan pasar sasaran atas perusahaan dan produknya agar bersedia menerima, membeli, dan loyal pada produk yang ditawarkan perusahaan yang bersangkutan.

Komunikasi pemasaran atau promosi itu sendiri terdiri dari lima elemen yang meliputi periklanan, personal selling, promosi penjualan, direct marketing, dan public relations (Corey, 1991).  Pentingnya promosi untuk menciptakan tingkat kepercayaan masyarakat yang baik terhadap produk maupun perusahaan sehingga akan mempengaruhi masyarakat untuk menggunakan atau mengkonsumsi produk tersebut.

Sebagai salah satu pelopor minuman pro biotik terkenal di Indonesia tentunya PT. Yakult Indonesia Persada menghendaki datangnya pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan yang ada agar tidak beralih ke produk pesaing. PT. Yakult Indonesia Persada merupakan perusahaan multi bisnis yang juga berpotensi untuk mencari laba atau keuntungan dari produk yang dihasilkan. Hal ini sudah tidak dipungkiri bahwa Yakult perlu melakukan promosi untuk dapat menarik minat masyarakat agar membeli produknya. Tetapi Yakult sudah menerapkan kelima alat promosi tersebut. Yakult sudah mengiklankan produknya melalui media baik cetak maupun elektronik, memasarkan produknya secara langsung, adanya penjualan personal, melakukan promosi penjualan, dan kegiatan hubungan masyarakat.

Dengan 5 unsur promosi tersebut, apakah upaya promosi yang dilakukan oleh Yakult merupakan bagian dari perhatian dari masyarakat sehingga mereka melakukan pembelian atau mengkonsumsi Yakult dan akhirnya loyal terhadap produk tersebut.  Untuk mengukur seberapa besar pengaruh promosi yang telah dilakukan oleh Yakult, maka penulis tertarik untuk mengambil penelitian yang berjudul, “Analisis Pengaruh Bauran Promosi Terhadap Keputusan Pembelian Produk Yakult Pada PT. Yakult Indonesia Persada Cabang Samarinda.”

Active / Passive Verb Forms

Sentences can be active or passive. Therefore, tenses also have "active forms" and "passive forms." You must learn to recognize the difference to successfully speak English.

Active Form

In active sentences, the thing doing the action is the subject of the sentence and the thing receiving the action is the object. Most sentences are active.

[Thing doing action] + [verb] + [thing receiving action]

Examples:

Passive Form

In passive sentences, the thing receiving the action is the subject of the sentence and the thing doing the action is optionally included near the end of the sentence. You can use the passive form if you think that the thing receiving the action is more important or should be emphasized. You can also use the passive form if you do not know who is doing the action or if you do not want to mention who is doing the action.

[Thing receiving action] + [be] + [past participle of verb] + [by] + [thing doing action]

Examples:

Active / Passive Overview

	Active	Passive
Simple Present	Once a week, Tom cleans the house.	Once a week, the house is cleaned by Tom.
Present Continuous	Right now, Sarah is writing the letter.	Right now, the letter is being written by Sarah.
Simple Past	Sam repaired the car.	The car was repaired by Sam.
Past Continuous	The salesman was helping the customer when the thief came into the store.	The customer was being helped by the salesman when the thief came into the store.
Present Perfect	Many tourists have visited that castle.	That castle has been visited by many tourists.
Present Perfect Continuous	Recently, John has been doing the work.	Recently, the work has been being done by John.
Past Perfect	George had repaired many cars before he received his mechanic's license.	Many cars had been repaired by George before he received his mechanic's license.
Past Perfect Continuous	Chef Jones had been preparing the restaurant's fantastic dinners for two years before he moved to Paris.	The restaurant's fantastic dinners had been being prepared by Chef Jones for two years before he moved to Paris.
Simple Future will	Someone will finish the work by 5:00 PM.	The work will be finished by 5:00 PM.
Simple Future be going to	Sally is going to make a beautiful dinner tonight.	A beautiful dinner is going to be made by Sally tonight.
Future Continuous will	At 8:00 PM tonight, John will be washing the dishes.	At 8:00 PM tonight, the dishes will be being washed by John.
Future Continuous be going to	At 8:00 PM tonight, John is going to be washing the dishes.	At 8:00 PM tonight, the dishes are going to be being washed by John.
Future Perfect will	They will have completed the project before the deadline.	The project will have been completed before the deadline.
Future Perfect be going to	They are going to have completed the project before the deadline.	The project is going to have been completed before the deadline.
Future Perfect Continuous will	The famous artist will have been painting the mural for over six months by the time it is finished.	The mural will have been being painted by the famous artist for over six months by the time it is finished.
Future Perfect Continuous be going to	The famous artist is going to have been painting the mural for over six months by the time it is finished.	The mural is going to have been being painted by the famous artist for over six months by the time it is finished.
Used to	Jerry used to pay the bills.	The bills used to be paid by Jerry.
Would Always	My mother would always make the pies.	The pies would always be made by my mother.
Future in the Past Would	I knew John would finish the work by 5:00 PM.	I knew the work would be finished by 5:00 PM.
Future in the Past Was Going to	I thought Sally was going to make a beautiful dinner tonight.	I thought a beautiful dinner was going to be made by Sally tonight.